Les salles d'archives se remplissent sans que personne ne décide vraiment de ce qui doit y rester. Un désarchivage bien mené libère des mètres carrés et réduit la quantité de documents sensibles que l'entreprise doit protéger.

On ne conserve pas indéfiniment

La CNIL rappelle qu'un organisme ne peut pas conserver indéfiniment des informations sur des personnes. Lorsqu'aucun texte n'impose de durée, c'est à l'organisme de la fixer en fonction de l'utilité de la donnée. Au-delà, les données doivent être effacées ou anonymisées.

Dossiers du personnel, fichiers clients, candidatures, contrats : une grande partie des archives papier contient des données personnelles et entre dans ce cadre.

Trois temps dans la vie d'un document

Le guide de la CNIL sur les durées de conservation distingue l'utilisation courante, l'archivage intermédiaire et l'archivage définitif. En archivage intermédiaire, le document n'est plus utilisé au quotidien mais garde un intérêt administratif ou répond à une obligation légale ; il n'est alors consulté que ponctuellement, par des personnes habilitées.

À la fin de cette période, le document est supprimé, sauf s'il présente un intérêt justifiant un archivage définitif. D'autres durées s'imposent indépendamment des données personnelles, par exemple en matière comptable, fiscale ou sociale : vérifiez-les avec votre expert-comptable ou votre conseil avant toute destruction.

Une méthode en quatre étapes

Inventoriez d'abord par grandes familles : comptabilité, ressources humaines, commercial, juridique, technique. Associez ensuite à chaque famille une durée de conservation et un responsable qui valide ce qui peut partir.

Séparez physiquement ce qui est conservé de ce qui est à détruire, en étiquetant les boîtes. Faites enfin valider la liste de destruction par écrit avant l'enlèvement : c'est la trace qui vous protège en cas de question ultérieure.

Détruire sans exposer

Des documents confidentiels ne se jettent pas avec le papier ordinaire. Ils doivent rester sous contrôle jusqu'à leur destruction : contenants fermés, accès limité, et personne identifiée lors de l'enlèvement.

Demandez au prestataire de préciser le mode de destruction et le justificatif qui vous sera remis. Ne mélangez pas archives et mobilier dans la même demande sans le signaler : les deux flux ne suivent pas le même circuit.

Sources

This article summarises general information. For a specific situation, refer to the official texts or your adviser.

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